ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ THƯỢNG QUẢNG
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
Số: 119/BC-UBND
|
Thượng Quảng, ngày 20 tháng 6 năm 2022
|
BÁO CÁO
Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng đầu năm 2022
và phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2022
Kính gửi: Phòng Nội vụ huyện Nam Đông.
Thực hiện Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 03 tháng 01 năm 2022 của UBND xã về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng đầu năm 2022 và phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2022 như sau:
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
a) Các văn bản tuyên truyền, phổ biến trong năm
Ủy ban nhân dân xã đã kịp thời ban hành Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 03/01/2022 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; đồng thời, thường xuyên chỉ đạo các ngành chuyên môn, các công chức triển khai, tuyên truyền phổ biến Luật lưu trữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư cho các đối tượng là cán bộ, công chức trên địa bàn xã. Qua đó góp phần nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nắm vững các quy định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực được phân công, phụ trách.
b) Hình thức tuyên truyền, phổ biến
Ủy ban nhân dân xã ban hành các văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện các văn bản của Ủy ban nhân dân huyện, tỉnh về công tác văn thư, công tác lưu trữ trên địa bàn xã; thông qua các cuộc họp định kỳ, giao ban của UBND xã.
2. Ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ
Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 03/01/2022 của UBND xã về việc Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022;
3. Công tác tổ chức cán bộ
a) Số lượng và trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ của địa phương
Ủy ban nhân dân xã đã bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
b) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
4. Kiểm tra, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ
Uỷ ban nhân dân xã thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn: như soạn thảo và quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ hàng năm, lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, Luật lưu trữ; Nghị định về công tác văn thư và các văn bản khác về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
5. Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của các ngành chuyên môn đã có nhiều chuyển biến tích cực, về mặt nội dung cũng như thể thức. Các văn bản soạn thảo và ban hành được thực hiện theo các văn bản hướng dẫn như:
Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản Quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
6 tháng đầu năm 2022 UBND xã đã tiếp nhận 1.156 văn bản đến do Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở ban ngành cấp tỉnh, các phòng, ban cấp huyện, gửi đến bằng văn bản điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc và mail công vụ; đã ban hành 292 văn bản đi, cụ thể:
Hầu hết các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến đều được cập nhật vào phần mềm dùng chung của Ủy ban nhân dân xã. Việc quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Chi Cục văn thư, lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư chưa để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc văn bản, hồ sơ tài liệu, góp phần quan trọng trong việc quản lý công việc hành chính.
6. Công tác lập hồ sơ và thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan luôn chưa chú trọng đến công tác xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ. Hầu hết các ngành chỉ dừng lại ở mức độ lưu văn bản đi, văn bản đến theo quy định.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đến nay công tác lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm chưa được thực hiện nghiêm túc; một số ngành chuyên môn, tổ chức chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước.
Hiện nay hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý tại các bộ phận chuyên môn còn khá lớn. Tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại phòng làm việc của công chức, các bộ phận tham mưu văn bản, hiện tại cán bộ, công chức lưu trữ chưa thu hồi về kho lưu trữ cơ quan theo quy định còn khá nhiều. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn gặp rất nhiều khó khăn do chưa bố trí được kho lưu trữ, việc phân bổ kinh phí chưa quan tâm đến, địa điểm, thời gian, con người; hồ sơ, tài liệu của các năm trước bị hư hại, chưa được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý.
b) Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ cơ quan.
- Tổng số mét tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ ở cơ quan là 88 mét giá tổng số mét tài liệu chưa chỉnh lý.
- Loại kho (kiên cố/tạm), diện tích kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu: loại kho tạm thời, diện tích kho nhỏ và trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa được đảm bảo theo quy định.
c) Tình hình quản lý tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã
Kho lưu trữ của xã hiện nay chủ yếu là hồ sơ, tài liệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; Văn phòng HĐND và UBND xã. Tổng số mét giá tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ hiện hành của xã là 88 mét. Tài liệu trong kho lưu trữ Ủy ban nhân dân xã từ năm 2004 đến 2021 là 88 mét giá, đã được phân loại, sắp xếp hoàn chỉnh đưa vào kho lưu trữ là 88 mét giá.
7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Ủy ban nhân dân xã đã kịp thời ban hành các văn bản áp dụng công nghệ thông tin như:
Kế hoạch số 15/KH-UBND ngày 11/01/2022 của UBND xã về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước xã Thượng Quảng;
Thực hiện ý kiến chỉ đạo đã triển khai, áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp vào công tác văn thư, lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành chung của lãnh đạo. Ủy ban nhân dân xã chỉ đạo các cán bộ, công chức tập trung đưa 05 phần mềm dùng chung vào hoạt động nhằm hạn chế việc chuyển giao văn bản giấy trong hoạt động công vụ.
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
1. Nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện
Trong 6 tháng đầu năm 2022, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn xã đã có những chuyển biến tích cực: Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhà nước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời; Ủy ban nhân dân xã đã kịp thời ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, công chức về quy trình quản lý văn bản đến, đi, quy chế công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được chỉ đạo thường xuyên. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ được nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn xã vẫn còn tồn tại, hạn chế cần khắc phục như: Tình trạng tài liệu bó gói, tích đống tại các bộ phận chuyên môn còn khá nhiều, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp ngày càng cao; một số tài liệu không được bảo quản, bị mối, mọt, côn trùng phá hoại làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc chỉnh lý và bảo quản tài liệu không có khả năng phục hồi. vẫn chưa kiểm soát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
2. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đang kiêm nhiệm; thường xuyên thay đổi và thiếu tính ổn định. Bên cạnh đó việc xây dựng được kho lưu trữ nên công tác thu thập, chỉnh lý, phân loại, bảo quản tài liệu chưa được tiến hành.
Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, như danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan thời hạn bảo quản tài liệu.
Chưa thấy rõ tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc nên không có sự kiên quyết trong chỉ đạo, kiểm tra cán bộ, công chức thực hiện một cách nghiêm túc, chưa lấy việc lập hồ sơ công việc thực sự trở thành tiêu chí trong thi đua, khen thưởng.
III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ 6 THÁNG CUỐI NĂM 2022
1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao diện điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Tiếp tục củng cố, ổn định tổ chức và kiện toàn đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
3. Thực hiện nghiêm túc việc ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cấp xã; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã.
IV. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
Kính đề nghị UBND huyện, Phòng Nội vụ quan tâm bố trí nguồn kinh phí đầu tư để xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ tài liệu của UBND xã theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ.
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện một số nội dung trọng tâm trong công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng đầu năm 2022 và phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2022 của Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Văn thư lưu, trữ huyện;
- CT và PCT UBND xã;
- Các cán bộ, công chức xã;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Đinh Hồng Lam
|