KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022

Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội; Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 41/2018/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2018 của UBND tỉnh về công tác lưu trữ; Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 01/03/2022 của UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ; Ủy ban nhân dân xã ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nhằm đánh giá thực trạng việc triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; đồng thời khảo sát, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu cơ sở vật chất để hướng dẫn, khắc phục những tồn tại, hạn chế, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp.

- Nâng cao trách nhiệm của các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ; đồng thời, thống nhất trong việc chỉ đạo và thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

Căn cứ Kế hoạch này để xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức phổ biến, triển khai các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ đến đến từng cán bộ, công chức trên địa bàn xã.

2. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

Tập trung rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành, gồm: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của từng bộ phận (thời gian hoàn thành: Quý II, năm 2022).

3. Công tác tổ chức cán bộ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng đủ, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

b) Đăng ký bồi dưỡng tập huấn văn thư, lưu trữ, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.

c) Thực hiện các chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

Thời gian hoàn thành: Quý IV, năm 2022.

4. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Các hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

- Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin; chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ 

a) Tăng cường sự phối hợp giữa các Bộ phận chuyên môn, Văn phòng – Thống kê UBND xã trong việc hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử, chữ ký số và ứng dụng các phần mềm dùng chung của UBND xã. Đảm bảo tính thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp xã, cấp xã trên môi trường mạng truyền số liệu chuyên dùng; liên thông đồng bộ dữ liệu từ các phần mềm dùng chung vào phần mềm Lưu trữ cơ quan. Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản điều hành theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

b) Thực hiện nghiêm túc Công văn số 5193/UBND-TĐKT ngày 18 tháng 6 năm 2020 của UBND tỉnh về việc gửi, nhận văn bản điện tử không kèm văn bản giấy; Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30 tháng 10 năm 2013 của UBND tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ.

- Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Kế hoạch số 198/KH-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2017 của UBND tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.

7. Xây dựng, bố trí kho Lưu trữ

Đối với kho Lưu trữ cơ quan: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện việc bố trí kho lưu trữ cơ quan và trang cấp các trang thiết bị cần thiết đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn quy định của nhà nước.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị: Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Tăng cường việc giám sát, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch và báo cáo kết quả cho Phòng Nội vụ.

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan để triển khai có hiệu quả các nội dung của kế hoạch trong phạm vi, quyền hạn được giao.

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để tham mưu bố trí nguồn kinh phí đảm bảo cho việc thực hiện Kế hoạch.

- Thực hiện nghiêm túc các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 và báo cáo kết quả thực hiện về phòng Nội vụ trước ngày 01 tháng 12 năm 2022.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định.

Trên đây là kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 của UBND xã, trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các ngành chuyên môn báo cáo về UBND xã để điều chỉnh theo quy định./.