ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THƯỢNG QUẢNG       Số: 79/QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc       Thượng Quảng, ngày 26 tháng 6 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và

Trả kết quả xã Thượng Quảng theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

trong giải quyết thủ tục hành chính

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật tổ chức chính phủ và Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 34/2019/QĐ-UBND ngày 13 tháng 6 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc Ban hành quy định tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thuộc tỉnh Thừa Thiên Huế;

Căn cứ Quyết định số 2022/QĐ-UBND ngày 22 tháng 8 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về việc quy định thời gian làm việc hành chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

Theo đề nghị của Công chức Văn phòng - Thống kê xã,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Công chức Văn phòng - Thống kê xã, các công chức chuyên môn Ủy ban nhân dân xã và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 79/QĐ-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

2. Quy chế này áp dụng đối với công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng; cán bộ, công chức thuộc Uỷ ban nhân dân xã; các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

Điều 2. Nguyên tắc hoạt động

1. Lấy sự hài lòng làm thước đo chất lượng, hiệu quả phục vụ của công chức và cơ quan Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng trong việc giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức và công dân.

2. Việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quản lý tập trung, thống nhất.

3. Giải quyết thủ tục hành chính phải bảo đảm kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên môn và cơ quan có thẩm quyền.

4. Quá trình giải quyết thủ tục hành chính được theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đánh giá bằng các phương thức khác nhau trên cơ sở đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong môi trường điện tử và có sự tham gia của tổ chức, công dân.

5. Không làm phát sinh chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân ngoài quy định của pháp luật.

6. Cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã thực hiện trách nhiệm giải trình về thực thi công vụ trong giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

7. Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các Điều ước quốc tế có liên quan đến thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.

Điều 3. Những hành vi không được làm

1. Công chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng không được có các hành vi sau đây:

a) Cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, công dân khi thực hiện thủ tục hành chính;

b) Cản trở tổ chức, công dân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;

c) Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận dữ liệu điện tử, thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung dữ liệu thực hiện thủ tục hành chính;

d) Tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức, công dân hoặc sử dụng thông tin đó để trục lợi;

đ) Từ chối thực hiện, kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính hoặc tự ý yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật;

e) Trực tiếp giao dịch, yêu cầu tổ chức, công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

g) Đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu trách nhiệm, không khách quan, không đúng pháp luật trong quá trình giải quyết công việc;

h) Ứng xử, giao tiếp không đúng quy chế văn hóa công sở;

i) Yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ, tài liệu điện tử hoặc đã được số hóa có giá trị pháp lý theo quy định pháp luật, được kết nối, chia sẻ dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra lại tính xác thực của thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được số hóa;

k) Có hành vi vi phạm pháp luật khác trong thực hiện công vụ.

2. Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính không được có các hành vi sau đây:

a) Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

b) Cản trở việc giải quyết các đề nghị, yêu cầu của tổ chức, công dân;

c) Dùng các thủ đoạn khác để lừa dối, hối lộ cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;

d) Vu khống, phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, mạo danh người khác để tố cáo sai sự thật, không có căn cứ, không có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức xã Thượng Quảng trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

đ) Xúc phạm danh dự của cơ quan có thẩm quyền, dùng vũ lực, hoặc đe dọa dùng vũ lực, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cán bộ, công chức xã Thượng Quảng trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;  

e) Nhận xét, đánh giá thiếu khách quan, không công bằng, thiếu trung thực, không đúng pháp luật, không đúng thực tế với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức xã Thượng Quảng trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

g) Các hành vi vi phạm khác mà pháp luật đã quy định.

Chương II

TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ XÃ THƯỢNG QUẢNG; TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN

Điều 4. Tổ chức của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng được tổ chức tại Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng.

2. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng phải được đặt ở vị trí thuận tiện, dễ nhận biết, quy mô diện tích phù hợp để thuận lợi cho tổ chức, công dân đến giao dịch và cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ.

Điều 5. Thời gian làm việc của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng làm việc cả ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu hàng tuần. 

2. Thời gian làm việc cụ thể như sau:

a) Buổi Sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30;

b) Buổi Chiều: Từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00. 

Điều 6. Nhiệm vụ của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Công khai đầy đủ, kịp thời bằng phương tiện điện tử hoặc bằng văn bản danh mục thủ tục hành chính được thực hiện tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng; các nội dung thủ tục hành chính được công khai theo quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính và Nghị định số 61/2018/NĐ-CP; hỗ trợ những trường hợp không có khả năng tiếp cận thủ tục hành chính được công khai bằng phương tiện điện tử;

2. Hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính; tiếp nhận, số hóa hồ sơ thủ tục hành chính; giải quyết hoặc chuyển hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;

3. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp thủ tục hành chính yêu cầu giải quyết ngay trong ngày hoặc các thủ tục hành chính được giao hoặc ủy quyền cho công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng giải quyết; hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4;

4. Phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền và các cơ quan khác có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;

5. Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với cán bộ, công chức cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; chuyển ý kiến giải trình của cơ quan có thẩm quyền về các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đến tổ chức, cá nhân;

6. Bố trí trang thiết bị tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần thiết về pháp lý, thanh toán phí, lệ phí, nộp thuế, phiên dịch tiếng nước ngoài, tiếng dân tộc (nếu cần), sao chụp, in ấn tài liệu và các dịch vụ cần thiết khác khi tổ chức, cá nhân có nhu cầu theo mức giá dịch vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Quyền hạn của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền và cơ quan, đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính;

2. Từ chối tiếp nhận các hồ sơ chưa đúng quy định; chủ trì theo dõi, giám sát, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các cơ quan, đơn vị tham gia xử lý hồ sơ đến hoặc quá thời hạn giải quyết;

3. Theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã về việc chấp hành thời gian lao động, các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, quy chế văn hóa công sở, nội quy của cơ quan;

4. Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, thực hiện công vụ đúng thời hạn, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

5. Đề xuất cấp có thẩm quyền nâng cấp cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng thông tin và phần mềm ứng dụng của Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử; tham gia bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng các Hệ thống này;

6. Thực hiện các quyền hạn khác được giao theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Trách nhiệm của người đứng đầu Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân xã về toàn bộ hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng theo quy định tại Điều 9, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP.

Điều 9. Trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Đeo Thẻ công chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

2. Hướng dẫn tổ chức, công dân thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác; trường hợp phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cần phải rà soát, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đề nghị theo nguyên tắc chỉ được yêu cầu tổ chức, công dân sửa đổi, bổ sung một lần;

3. Tiếp nhận, số hóa, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ, theo dõi việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân theo quy định; cập nhật hồ sơ đã tiếp nhận vào phần mềm quản lý và cấp mã số hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân;

4. Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc giải quyết thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với người đứng đầu Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính trái pháp luật, không khả thi hoặc không còn phù hợp với tình hình thực tế của xã Thượng Quảng;

5. Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân thực hiện thủ tục hành chính;

6. Không được thực hiện hành vi quy định tại Điều 3 của Quy chế này;

7. Thực hiện các trách nhiệm khác theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

Chương III

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 10. Phạm vi tiếp nhận thủ tục hành chính của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng

1. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã và những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện được giao tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã.

2. Đối với những thủ tục hành chính đặc thù được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép không thực hiện tiếp nhận tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã, nhưng phải cập nhật vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và phải áp dụng quy trình theo dõi việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả giải quyết tương tự như quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 của Quy chế này.

Điều 11. Cách thức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

1. Trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

2. Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật;

3. Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công của tỉnh.

Điều 12. Hướng dẫn kê khai, đăng ký giải quyết thủ tục hành chính

1. Công chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân:

a) Các hồ sơ, giấy tờ mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi giải quyết thủ tục hành chính;

b) Quy trình, thời hạn giải quyết thủ tục hành chính;

c) Mức và cách thức nộp thuế, phí, lệ phí hoặc các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có);

d) Cách thực hiện tạo tài khoản để đăng ký giao dịch thủ tục hành chính;

đ) Cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính khi tổ chức, cá nhân yêu cầu theo quy định pháp luật.

Nội dung hướng dẫn phải bảo đảm chính xác, đầy đủ, cụ thể theo văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực, quyết định công bố thủ tục hành chính của Chủ tịch UBND tỉnh.

2. Việc hướng dẫn tổ chức, cá nhân có thể thực hiện thông qua các cách thức sau:

a) Hướng dẫn trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng;

b) Hướng dẫn qua hệ thống tổng đài hoặc số điện thoại chuyên dùng đã công bố công khai;

c) Hướng dẫn trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công tỉnh hoặc qua mạng xã hội (nếu được cho phép);

d) Bằng văn bản được gửi qua dịch vụ bưu chính;

đ) Qua các bộ hồ sơ điền mẫu, qua các video hướng dẫn mẫu dựng sẵn hoặc bằng các cách thức khác.

Nội dung hướng dẫn được lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

3. Trường hợp danh mục tài liệu trong hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính còn thiếu so với danh mục tài liệu được công bố công khai theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc tài liệu chưa cung cấp đầy đủ thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền thì công chức tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung một lần đầy đủ, chính xác.

4. Công chức Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện tạo tài khoản sử dụng khi đến nộp hồ sơ.

Điều 13. Tiếp nhận hồ sơ

1. Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến các cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết theo quy định.

a) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa chính xác, đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ bằng Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này);

b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này);

c) Trường hợp hồ sơ hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ cập nhật thông tin vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (Mẫu số 01, số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này); thực hiện số hóa hồ sơ để lưu trữ, giải quyết hồ sơ trên môi trường mạng.

d) Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, công chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì công chức tiếp nhận cung cấp cho người nộp hồ sơ.

2. Đối với hồ sơ nộp qua dịch vụ bưu chính, công chức tiếp nhận hồ sơ cùng nhân viên bưu chính kiểm đếm hồ sơ, bảo đảm phù hợp với danh mục tài liệu ghi trên Phiếu gửi hồ sơ của bưu chính.

a) Công chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện các công việc theo quy định ở Khoản 1, Điều này.

b) Thời hạn giải quyết được tính từ ngày công chức tiếp nhận nhận được hồ sơ hợp lệ, đầy đủ từ nhân viên bưu chính (Biên bản giao nhận hồ sơ giữa công chức tiếp nhận và nhân viên bưu chính).

c) Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng có trách nhiệm trả lại hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, hồ sơ chưa hợp lệ, đầy đủ hoặc chuyển Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân ngay trong ngày theo đường bưu chính.

3. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh, công chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, công chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới tổ chức, cá nhân qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh.

b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh và chuyển cho cơ quan, người có trách nhiệm để giải quyết theo quy định.

Điều 14. Chuyển hồ sơ cho cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính

1. Trường hợp công chức tiếp nhận không phải là người trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính, ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 13 Quy định này, công chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết như sau:

a) Chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử đã được số hóa, được ký số hoặc được tiếp nhận trực tuyến của tổ chức, cá nhân đến cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thông qua Hệ thống xử lý một cửa tập trung của tỉnh.

b) Chuyển hồ sơ giấy (kèm theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ) cho cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày làm việc hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.

Việc chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết được thực hiện bằng cách chuyển trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích nhưng phải bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, an toàn hồ sơ tài liệu.

c) Cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và trả lại hồ sơ khi phát hiện hồ sơ do Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng chuyển đến không đúng số lượng hoặc chưa đầy đủ thành phần theo danh mục thủ tục hành chính. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng có trách nhiệm liên hệ với tổ chức, cá nhân để xin lỗi và đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

2. Trường hợp, công chức tiếp nhận hồ sơ chính là công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ thì không thực hiện việc chuyển hồ sơ mà thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính theo Điều 15 Quy định này.

Điều 15. Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, công chức được giao xử lý trực tiếp xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

2. Trường hợp thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, công chức được giao xử lý hồ sơ thực hiện thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định; cập nhật thông tin vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và ghi thông tin vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

3. Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ

a) Công chức được giao xử lý hồ sơ thực hiện thẩm tra, xác minh, trình cấp có thẩm quyền quyết định, cập nhật thông tin vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và ghi thông tin vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

b) Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ, lưu thông tin vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và lưu tại cơ quan giải quyết. Trường hợp cần có mặt cá nhân, tổ chức để thẩm tra, xác minh hồ sơ thì phải cập nhật thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung thẩm tra, xác minh trên Hệ thống xử lý một cửa tập trung.

4. Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho cá nhân, tổ chức thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành đã có quy định cụ thể về thời gian. Thời gian giải quyết được tiếp tục tính sau khi nhận đủ hồ sơ. Quá thời gian thông báo trả lại hồ sơ để điều chỉnh, bổ sung cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính không có văn bản hướng dẫn, đề nghị bổ sung nội dung hồ sơ thì hồ sơ được xem là hợp lệ.

5. Trường hợp hồ sơ phải lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan

a) Công chức giải quyết hồ sơ gửi thông báo điện tử hoặc văn bản phối hợp xử lý đến các đơn vị có liên quan, trong đó nêu cụ thể nội dung lấy ý kiến, thời hạn lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến phải được cập nhật đầy đủ về nội dung, thời hạn, cơ quan lấy ý kiến trên Hệ thống xử lý một cửa tập trung và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

b) Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời các nội dung được lấy ý kiến theo thời hạn lấy ý kiến và cập nhật kết quả tham gia ý kiến vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Trường hợp quá thời hạn lấy ý kiến mà cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến chưa có văn bản giấy hoặc văn bản điện tử trả lời thì công chức báo cáo với người đứng đầu Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng về việc chậm trễ để phối hợp xử lý.

6. Trường hợp hồ sơ thực hiện theo quy trình liên thông giữa các cơ quan trong cùng cấp xã

a) Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ giấy, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng xác định thứ tự các cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết, chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan chủ trì giải quyết. Cơ quan chủ trì có trách nhiệm xử lý hồ sơ, cung cấp kết quả giải quyết thuộc thẩm quyền (nếu có); thực hiện chuyển hồ sơ liên thông theo quy định đến cơ quan tham gia giải quyết tiếp theo, trong đó Phiếu chuyển xử lý phải nêu rõ nội dung công việc, thời hạn giải quyết của cơ quan tham gia; cập nhật thông tin xử lý, thông tin chuyển xử lý vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

Cơ quan tham gia giải quyết hồ sơ liên thông có trách nhiệm xử lý theo thẩm quyền, chuyển kết quả và hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền tiếp theo theo thứ tự Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng xác định; cơ quan có thẩm quyền cuối cùng giải quyết xong thì chuyển kết quả và hồ sơ kèm theo cho cơ quan có thẩm quyền chủ trì; cơ quan chủ trì chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng để trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định; cập nhật tình hình, kết quả xử lý hồ sơ liên thông vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. 

b) Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ điện tử, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng chuyển hồ sơ điện tử đến tất cả các cơ quan, đơn vị tham gia giải quyết, trong đó ghi rõ trách nhiệm, nội dung công việc, thời hạn trả kết quả của các cơ quan, đơn vị tham gia giải quyết. Cơ quan, đơn vị tham gia giải quyết hồ sơ liên thông thực hiện xử lý theo thẩm quyền, trả kết quả giải quyết cho cơ quan, đơn vị cần sử dụng kết quả giải quyết cho các bước tiếp theo và gửi cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng để trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định; cập nhật tình hình, kết quả xử lý hồ sơ liên thông vào Hệ thống xử lý một cửa tập trung. 

7. Trường hợp hồ sơ thực hiện theo quy trình liên thông giữa UBND xã và các cơ quan có thẩm quyền cấp trên

a) Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng chuyển hồ sơ giấy cho công chức của UBND xã có trách nhiệm xử lý hồ sơ; thực hiện chuyển hồ sơ liên thông theo quy định đến các cơ quan tham gia giải quyết liên thông. Chuyển thông tin trên Hệ thống xử lý một cửa tập trung cho các cơ quan, đơn vị tham gia giải quyết liên thông để giám sát.

b) Cơ quan tham gia giải quyết liên thông xử lý hồ sơ theo quy định tại khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều này; chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

8. Trường hợp hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của các Phòng, ban chuyên môn cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp huyện được giao tiếp nhận tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả xã Thượng Quảng.

a) Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng tiếp nhận và chuyển hồ sơ điện tử, hồ sơ giấy đến cơ quan chủ trì giải quyết;

b) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm xử lý hồ sơ; chuyển kết quả giải quyết cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

9. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính quy định tại khoản 7, khoản 8 Điều này phải được cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết ký số, cập nhật và chuyển trên Hệ thống xử lý một cửa tập trung.

Cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính chuyển bản chính kết quả giải quyết (có kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ) cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng chậm nhất trước 2 giờ so với giờ hẹn trả ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

10. Các hồ sơ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ gửi cho cá nhân, tổ chức thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả Hệ thống xử lý một cửa tập trung và Sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này). Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

11. Trường hợp không thể giải quyết thủ tục hành chính theo đúng thời gian quy định, trong thời hạn chậm nhất 01 (một) ngày trước ngày hết hạn, cơ quan giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng và gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (Mẫu số 04 tại Phụ lục kèm theo Quy định này) cho cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian xin gia hạn trả kết quả. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần. Đối với công chức Ủy ban nhân dân xã khi giải quyết hồ sơ trễ hạn phải báo cáo cho Lãnh đạo UBND xã để gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

Thời gian gia hạn trả kết quả yêu cầu không quá thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đó (đối với những thủ tục hành chính có thời hạn giải quyết dưới 8 ngày) hoặc không quá 1/2 thời gian giải quyết thủ tục hành chính (đối với những thủ tục hành chính có thời hạn giải quyết từ 8 ngày trở lên).

Căn cứ Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống xử lý một cửa tập trung, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).

Điều 16. Trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định.

2. Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp tổ chức, cá nhân đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả được thực hiện qua dịch vụ bưu chính.

3. Khuyến khích việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định. Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định được Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả xã thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép.

4. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại Hệ thống xử lý một cửa tập trung để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.

5. Kết thúc việc trả kết quả, trong thời gian 02 ngày, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được sao chụp thêm 01 bản. Bản chính được lưu trữ theo hồ sơ; bản sao được lưu giữ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả xã để phục vụ công tác tổng hợp, báo cáo, đánh giá.

Điều 17. Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc giải quyết hồ sơ, kết quả bị sai, bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và trong chậm trả kết quả

1. Trường hợp xảy ra sai sót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính, nếu lỗi thuộc về công chức thì công chức phải sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính sai sót và phải chịu mọi chi phí liên quan đến sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính.

2. Trường hợp hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thì Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ, giấy tờ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng để khắc phục hậu quả; xác định tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ để quy trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và xin lỗi tổ chức, cá nhân về sự cố này. Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính trả qua dịch vụ bưu chính công ích bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng được xử lý theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và pháp luật có liên quan.

4. Cơ quan, đơn vị giải quyết hồ sơ để xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc có văn bản trả hồ sơ, yêu cầu bổ sung hồ sơ, hướng dẫn công dân, tổ chức có trách nhiệm giải trình kiến nghị, khiếu nại của công dân, tổ chức (nếu có).

Điều 18. Phương thức nộp phí, lệ phí

1. Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính đã được quy định (nếu có) theo các phương thức sau đây:

a) Trực tiếp nộp hoặc chuyển vào tài khoản phí, lệ phí của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng;

b) Trực tiếp nộp hoặc chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích để chuyển cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng trong trường hợp thực hiện thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp hồ sơ trực tuyến;

c) Trực tuyến thông qua chức năng thanh toán phí, lệ phí của Hệ thống xử lý một cửa tập trung.

2. Trong trường hợp không nộp trực tiếp thì chứng từ nộp tiền, chuyển khoản tiền phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính hoặc biên lai thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính (nếu có) được gửi kèm theo hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng.

Chương IV

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ

Điều 19. Công tác kiểm tra, báo cáo

1. Định kỳ 01 tháng một lần. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng tổng hợp kết quả tiến độ giải quyết thủ tục hành chính của các bộ phận chuyên môn để báo cáo Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã.

2. Định kỳ 06 tháng một lần, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả xã Thượng Quảng đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng, hiệu quả của cơ chế phối hợp trong hoạt động tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả thủ tục hành chính (có ghi nhận bằng văn bản).

3. Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm báo cáo về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục thủ tục hành chính (kết quả, khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) tại các báo cáo kiểm soát thủ tục hành chính định kỳ hàng quý, năm.

Điều 20. Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành về công tác lưu trữ.

Chương V

TRÁCH NHIỆM THI HÀNH

Điều 21. Trách nhiệm thi hành

1. Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm tổ chức quán triệt nội dung Quy chế này đến cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền.

2. Công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các bộ phận, đơn vị gửi ý kiến về bộ phận Văn phòng - Thống kê xã tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân xã điều chỉnh, bổ sung phù hợp./.

PHỤ LỤC

CÁC BIỂU MẪU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 79/QĐ-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2023

của Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng)

Mẫu số 01

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

Mã hồ sơ:…….

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ..............................................

Tiếp nhận hồ sơ của: ...................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................

Số điện thoại: ……………………………….Email: ...........................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: ........................................................................................

Thành phần hồ sơ nộp gồm:

1 ........................................................................

2 ........................................................................

3 ........................................................................

4 ........................................................................

...........................................................................

...........................................................................

Số lượng hồ sơ:…………………… (bộ)

Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là: ………………ngày

Thời gian nhận hồ sơ: ....giờ.... phút, ngày ... tháng ...năm....

Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ:... giờ.... phút, ngày....tháng...năm....

Đăng ký nhận kết quả tại: ……………………………….

Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số: ………………… Số thứ tự ………………..

Ghi chú:

- Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả được lập thành 2 liên; một liên giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả;

- Tổ chức, cá nhân có thể đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại nhà (trụ sở tổ chức) qua dịch vụ bưu chính.

Mẫu số 02

PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG, HOÀN THIỆN HỒ SƠ

Hồ sơ của: ..................................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: ........................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................

Số điện thoại………………….Email: .............................................................................

Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung sau:

1 ..............................................................

2 ..............................................................

3 ..............................................................

4 ..............................................................

Lý do: .........................................................................................................................

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, Ông/Bà liên hệ với ……………..số điện thoại ……………………để được hướng dẫn./.

Mẫu số 03

PHIẾU TỪ CHỐI TIẾP NHẬN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả ...............................................................

Tiếp nhận hồ sơ của: ...................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................

Số điện thoại: ………………………Email: ......................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết: ........................................................................................

Qua xem xét, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thông báo không tiếp nhận, giải quyết hồ sơ này với lý do cụ thể như sau:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Xin thông báo cho Ông/Bà được biết và thực hiện./.

Ghi chú: Phiếu được lập thành 2 liên; một liên giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trong trường hợp nộp hồ sơ; một liên được lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Mẫu số 04

PHIẾU XIN LỖI VÀ HẸN LẠI NGÀY TRẢ KẾT QUẢ

Kính gửi:………………………………………………..

Ngày...tháng….năm……., (tên cơ quan, đơn vị) tiếp nhận giải quyết hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính (tên thủ tục hành chính) của Ông/Bà/Tổ chức); mã số: ……………….

Thời gian hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ:…. giờ..., ngày....tháng...năm...

Tuy nhiên đến nay, (tên cơ quan, đơn vị) chưa trả kết quả giải quyết hồ sơ của Ông/Bà/Tổ chức đúng thời hạn quy định ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ. Lý do:...

Sự chậm trễ này đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của Ông/Bà/Tổ chức.

(tên cơ quan, đơn vị) xin lỗi Ông/Bà/Tổ chức và sẽ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Ông/Bà/Tổ chức vào ngày ….tháng ... năm …

Mong nhận được sự thông cảm của Ông/Bà/Tổ chức vì sự chậm trễ này./.

Mẫu số 05

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Mã số hồ sơ: ..............................................................................................................

Cơ quan (bộ phận) giải quyết hồ sơ:.............................................................................

Cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ:..............................................................................

Ghi chú:

- Trường hợp hồ sơ được chuyển qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg thì thời gian giao, nhận hồ sơ và việc ký nhận thể hiện trong hóa đơn của cơ quan bưu chính;

- Kết quả giải quyết hồ sơ do bên nhận nhập thông tin/ghi khi nhận bàn giao hồ sơ.

- Người giao và người nhận phải ký và ghi rõ họ tên.

Mẫu 06

SỔ THEO DÕI HỒ SƠ

Ghi chú:

- Tại mục Ghi chú: ghi chú cụ thể các trường hợp đề nghị bổ sung hồ sơ (để tính nối thời gian giải quyết); sớm hạn, đúng hạn, quá hạn bao nhiêu ngày.

- Sổ theo dõi hồ sơ có thể được lập chung hoặc theo từng lĩnh vực, nhóm lĩnh vực tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả công tùy thuộc vào số lượng hồ sơ tiếp nhận thực tế.