ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THƯỢNG QUẢNG   Số: 16/KH-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc       Thượng Quảng, ngày 16 tháng 01 năm 2023

KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2023

Thực hiện Quyết định số 08/QĐ-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2023 của UBND xã về việc ban hành Chương trình công tác năm 2023 của UBND xã; trên cơ sở thực tiễn quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ UBND xã ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Góp phần hoàn thành các mục tiêu theo Quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2015 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2022, tầm nhìn đến năm 2030”.

b) Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước.

c) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.

2. Yêu cầu

a) Các ngành, đoan thể căn cứ Kế hoạch này để xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.

b) Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào tiêu chí để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không nghiêm túc tổ chức triển khai thực hiện công tác này.

c) Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức phổ biến, triển khai các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ đến các ngành, tổ chức và đến từng cán bộ, công chức trên địa bàn xã.

2. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

a) Công chức Văn phòng – Thống kê tham mưu UBND xã ban hành:

- Kế hoạch về việc thực hiện Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử xã phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của xã Thượng Quảng giai đoạn 2023 - 2030”;

- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Tập trung xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quy định, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của đơn vị phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Công tác tổ chức cán bộ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tổ chức tiến hành rà soát đội ngũ cán bộ, công chức chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý để sắp xếp, bố trí và cử đi bồi dưỡng nghiệp vụ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ.

b) Tổ chức thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức làm công tác lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật.

c) Công chức Văn phòng – Thống kê xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn về văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”. Nội dung tập huấn tập trung vào các vấn đề sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ (cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên Hệ thống) và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

4. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các ngành, đoàn thể, tổ chức. Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Các hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

- Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

a) Công chức Văn phòng – Thống kê chủ trì, phối hợp với chuyên viên CNTT Văn phòng UBND xã trong việc hoàn chỉnh các quy trình nghiệp vụ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật; giải quyết những vấn đề khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng Hệ thống của cơ quan.

b) Tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan có liên quan để đảm bảo tính thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trên môi trường mạng truyền số liệu chuyên dùng; thực hiện kết nối liên thông với các cơ quan trung ương cấp tỉnh, cấp huyện; các tổ chức xã hội - nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà nước vào Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo hướng dẫn tại Công văn số 5614/BNV-VTLTNN ngày 09 tháng 11 năm 2021 của Bộ Nội vụ về việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Tại Lưu trữ cơ quan

- Tiếp tục thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30 tháng 10 năm 2013 của UBND tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ.

- Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Kế hoạch số 198/KH-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2017 của UBND tỉnh về việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

7. Xây dựng, bố trí kho Lưu trữ

Căn cứ vào tình hình thực tiễn để chỉ đạo thực hiện việc bố trí kho Lưu trữ cơ quan và trang cấp các trang thiết bị cần thiết đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn quy định của nhà nước.

8. Tăng cường công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã

Thực hiện các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; báo cáo kết quả thực hiện về Phòng Nội vụ trước ngày 28 tháng 02 năm 2023.

Nội dung kế hoạch tập trung vào các vấn đề sau:

a) Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu; Bảng thời hạn bảo quản và các quy định, hướng dẫn khác về văn thư, lưu trữ của UBND xã.

b) Bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

c) Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

d) Thống kê số lượng, tình trạng tài liệu lưu trữ (đã chỉnh lý/chưa chỉnh lý); đồng thời căn cứ vào tình hình ngân sách địa phương để xây dựng kế hoạch chỉnh lý toàn bộ, một phần hoặc chỉnh lý sơ bộ và tiêu hủy các tài liệu lưu trữ hết giá trị.

e) Bố trí kho lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tiễn để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND xã.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức của cơ quan giai đoạn 2020 - 2030”: Thực hiện theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND.

2. Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử xã giai đoạn 2017-2026”: Thực hiện theo Quyết định số 1028/QĐ-UBND.

3. Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”: Thực hiện theo Quyết định số 2072/QĐ-UBND.

5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan: Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Công chức Văn Phòng – Thống kê

a) Tăng cường việc giám sát, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch và báo cáo kết quả cho UBND xã.

b) Chủ trì, phối hợp với các ngành có liên quan để triển khai có hiệu quả các nội dung của kế hoạch trong phạm vi, quyền hạn được giao.

c) Căn cứ vào các nội dung của Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan thực hiện nghiêm túc các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; báo cáo kết quả thực hiện về Phòng Nội vụ trước ngày 01 tháng 12 năm 2023.

d) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định.

2. Công chức Tài chính - Kế toán

Chủ trì phối hợp với các ngành có liên quan để tham mưu bố trí nguồn kinh phí đảm bảo cho việc thực hiện Kế hoạch.

Trên đây là Kế hoạch công tác Cải cách hành chính năm 2023 của Ủy ban nhân dân xã Thượng Quảng./.