KẾ HOẠCH

Chấn chỉnh các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Công văn số 941/SNV-VP ngày 01 tháng 6 năm 2023 của Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế về việc triển khai chấn chỉnh các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ; Kê hoạch số 163/KH-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2023 của UBND huyện Nam Đông  về việc triển khai chấn chỉnh các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ; Ủy ban nhân dân huyện ban hành Kế hoạch chấn chỉnh các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.

2. Yêu cầu

Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Văn bản quy định, hướng dẫn, quy trình về công tác văn thư, lưu trữ

 Tập trung rà soát toàn bộ các văn bản quy định, hướng dẫn, quy trình về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, địa phương để sửa đổi, thay thế nếu văn bản đã hết hiệu lực, đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công tác tổ chức cán bộ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Rà soát đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý để sắp xếp, bố trí, tuyển dụng mới và cử đi bồi dưỡng nghiệp vụ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ.

b) Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật.

3. Nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ

- Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng theo quy định tại Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Cập nhật Danh mục hồ sơ đã ban hành vào Hệ thống Quản lý văn bản điều hành; đồng thời, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật (hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành).

4. Xây dựng, bố trí kho Lưu trữ

- Đối với kho Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức: Căn cứ vào tình hình thực tiễn để chỉ đạo thực hiện việc bố trí kho Lưu trữ cơ quan và trang cấp các trang thiết bị cần thiết đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn quy định của nhà nước.

- Rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị; cải tạo, bố trí phòng, kho và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu, phù hợp với điều kiện thực tiễn, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản tài liệu lưu trữ.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị: Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.  

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Để công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện hiệu quả hơn trong thời gian tới, UBND xã đề nghị các ngành chuyên môn phát huy các kết quả đã đạt được, chỉ đạo khắc phục những tồn tại chưa đạt. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên rà soát các quy định, quy chế để kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với các quy định hiện hành và điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị. Quản lý chặt chẽ việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, sử dụng con dấu trong cơ quan; chỉ đạo ban hành Danh mục hồ sơ theo đúng hướng dẫn và tiến hành tạo Danh mục hồ sơ đã ban hành vào Hệ thống Quản lý văn bản điều hành; đồng thời, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật (hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành).

2. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đề ra giải pháp để chấn chỉnh kịp thời các nhiệm vụ về công tác văn thư lưu trữ; xây dựng kế hoạch để chỉ đạo, hướng dẫn, chấn chỉnh các hoạt động về văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị đảm bảo tiến độ, hiệu quả.

3. Công chức Văn phòng - Thống kê chủ trì, Văn hóa Thông tin xã có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát theo dõi, đôn đốc các ngành thực hiện các nhiệm vụ Kế hoạch này.

Trên đây là kế hoạch chấn chỉnh các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã, trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các ngành báo cáo về UBND xã (qua VP-TK) để điều chỉnh theo quy định./.