BÁO CÁO

Tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 6 tháng cuối năm 2022

và 6 tháng đầu năm 2023

          Kính gửi: Phòng Nội vụ huyện Nam Đông.

Thực hiện Kế hoạch số: 65/ KH-UBND ngày 23 tháng 02 năm 2023 của Ủy ban nhân dân huyện Nam Đông Kiểm tra công tác Văn thư, lưu trữ năm 2023.

I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN         

1. Công tác tuyên truyền và ban hành các văn bản

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Căn cứ các văn bản của cấp trên như: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về Luật Lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT –BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 14/2011/TT- BNV ngay 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ về Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư số 09/2013/TT-NBV ngày 31 tháng 10 năm 2013; Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư.

b) Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

Ủy ban nhân dân xã ban hành các văn bản để chỉ đạo, hướng dẫn gồm: Quyết định số 60/QĐ-UBND ngày 24 tháng 4 năm 2023 về lập danh mục hồ sơ năm 2023, đã xây dựng Kế hoạch số 19/KH-UBND ngày 30 tháng 01 năm 2023 về công tác văn thư lưu tữ năm 2023.

c) Hình thức tuyên truyền, phổ biến

Ủy ban nhân dân xã tổ chức hội nghị triển khai các văn bản của cấp trên cũng như các văn bản của xã về công tác văn thư, lưu trữ và triển khai các đợt thông qua họp giao ban khối UBND xã, trên phần mềm trang điều hành tác nghiệp đa cấp.

2. Công tác tổ chức cán bộ

Số lượng và trình độ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Hiện nay Công chức Văn phòng – thống kê xã kiêm nhiệm công tác Văn thư, lưu trữ; về trình độ, chuyên môn có 01 công chức Đại học cử nhân.

3. Công tác bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

 Hàng năm có tham gia lớp tập huấn khi có tỉnh, huyện tổ chức.

4. Thực hiện nghiệp vụ các hoạt động văn thư: Công chức văn phòng – thống kê xã trực tiếp làm công tác văn thư

- Buổi sáng từ 7 giờ 30 phút đến 9 giờ 30 phút, tiếp nhận, phân loại các văn bản đến, vào sổ văn bản đi trên phần mềm điều hành tác nghiệp đa cấp, trình ký các văn bản đi và đóng dấu; từ  9 giờ 30 đến 11 giờ 30 phút chuyển phát các văn bản đến, đi nơi các cơ quan, cán bộ, công chức.

- Buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 15 giờ 30 phút tiếp nhận, phân loại các văn bản đến, vào sổ văn bản đi trên phần mềm điều hành tác nghiệp đa cấp, chuyển phát các văn bản đến, đi nơi các cơ quan, cán bộ, công chức.

5. Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Thường xuyên hướng dẫn cho cán bộ, công chức mở hồ sơ để tạo lập hồ sơ công việc, hoàn chỉnh hồ sơ để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Tuy nhiên, đến nay cơ quan xã chưa có phòng, kho, tủ lưu trữ văn bản nên hàng năm chỉ hướng dẫn lưu trữ theo chuyên môn.

6. Kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động về văn Thư, lưu trữ

Công chức văn phòng - thống kê xã thường xuyên kiểm tra, theo dõi và hướng dẫn cán bộ, công chức thực hiện chuyên môn, soạn thảo các văn bản đảm bảo theo quy định của Nhà nước về thể thức, bộ cục trình bày văn bản hành chính.

7. Thực hiện Chế độ báo cáo thống kê công tác văn Thư, lưu trữ

 Ủy ban nhân dân xã đã báo cáo công tác văn thư lưu trữ lên Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo theo quy định như: Báo cáo định kỳ hàng năm.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã đã phân công cụ thể công chức văn phòng - thống kê và cán bộ văn thư - lưu trữ: tiếp nhận, mở phòng bì đối với văn bản giấy để vào sổ và xử các văn bản đến trên phần mềm theo quy trình xử lý, đồng thời các văn bản trong cơ quan đều ban hành trên phần mềm trang điều hành tác nghiệp đa cấp.

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đảm bảo theo quy định.

        II. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

        1. Nhận xét đánh giá kết quả thực hiện

        - Các văn bản xây dựng chỉ đạo thực hiện triển khai công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức ngày càng được thực hiện tốt.

        - Tình hình phân công cán bộ công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được củng cố, góp phần tham mưu có hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước, từng bước nâng cao chất lượng công tác này trên địa bàn xã.

        - Nhận thức của một số cán bộ, công chức về công tác lưu trữ từng bước được chú trọng hơn.

        2. Nguyên nhân tồn tại, hạn chế:

          - Công chức văn phòng – thống kê, kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, kiêm nhiệm công tác dự án chương trình đồng bào DTTS giai đoạn 2021 -2025, Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin giải quyết nhiều công việc nên không có thời gian sâu về công tác lưu trữ các văn bản đến, văn bản đi, chủ yếu lưu trữ trên phần mềm và cá nhân chuyên môn công chức lưu trữ theo hồ sơ công việc.

          - Việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ chưa được đầu tư xây dựng.        

        - Chưa điều chỉnh quy định Công tác văn thư trên địa bàn xã Thượng Quảng, còn áp dụng Quyết định số 62/2019/QĐ-UBND ngày 03 tháng 9 năm 2019 của UBND xã ban hành quy chế về công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã.

        - Chưa lập hồ sơ lưu trữ trên hệ thống.

          III. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRONG THỜI GIAN TỚI

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

- Các văn bản tuyên truyền, phổ biến: Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản, Thông tư, hướng dẫn của sở Nội vụ, Bộ Nội vụ, đặc biệt là Nghị định 30 của Chính phủ về công tác văn thư đến tất cả cán bộ công chức khối hành chính Nhà nước. Đồng thời hàng năm xây dựng, soản thảo các văn bản của xã để cụ thể  hóa các hoạt động từng lĩnh vực như: Sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, ra quyết định lập danh mục hồ sơ, kế hoạch, chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ đúng theo quy định.

2. Thực hiện công tác lập hồ sơ

- Tiếp tục xây dựng và ban hanh danh mục hồ sơ hàng năm sát thực theo tình hình hoạt động thực tế của địa phương.

          Trên đây là báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ  từ tháng 6 năm 2022 đến tháng 6 tháng đầu năm 2023 và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian đến./.